Automatiza una tarea con aprobación humana

Escoge una tarea pequeña y reversible

Un buen primer ejercicio es clasificar solicitudes internas y preparar un borrador para que alguien lo revise. Describe qué inicia el proceso, qué información recibe y qué resultado debería producir. Si cada caso exige reglas completamente distintas, acláralas antes de intentar automatizarlo.

La guía de Anthropic sobre agentes recomienda empezar con soluciones simples y distingue procesos con pasos definidos de sistemas que deciden cómo actuar. Para un negocio, esa distinción ayuda a elegir cuánto control necesita cada parte del trabajo. No todas las tareas requieren un agente autónomo. Consulta también la guía de Claude dentro de Excel y nuestras soluciones de IA para Contabilidad.

Dibuja las decisiones del recorrido

Piensa en cinco momentos: recibir, comprobar, preparar, aprobar y ejecutar. A cada uno asígnale un responsable y un resultado observable. La aprobación debe mostrar el contenido exacto, destino y efecto de la acción; un botón sin contexto no permite revisar nada.

1. Define campos obligatorios, entradas permitidas y condiciones para detener el proceso. Un dato faltante debe generar una excepción visible.
2. Limita la tarea de la IA a una propuesta concreta, por ejemplo categoría sugerida y borrador. No le atribuyas permiso para ejecutar todo lo que redacte.
3. Configura una pausa real antes de enviar, publicar o modificar información importante. Vincula la aprobación con la versión exacta revisada.
4. Registra resultado, responsable, fecha e identificador del caso. Evita ejecutar dos veces la misma solicitud cuando un servicio reintente.

Prueba cuatro casos antes de usarlo

Ensaya con datos ficticios: un caso completo, uno incompleto, uno repetido y uno rechazado. Comprueba que sólo el caso autorizado llega al resultado esperado. Si la revisión vence o nadie responde, el flujo debe conservar el estado pendiente o detenerse según una regla definida.

En Power Automate, Microsoft diferencia «Create an approval» de «Start and wait for an approval»: crear la solicitud de aprobación no bloquea por sí solo la ejecución. Esta diferencia importa al configurar el control, aunque ambas acciones mencionen aprobaciones.

Aprende del piloto sin ocultar errores

Ejemplo hipotético: una solicitud interna de material produce una categoría y una nota para revisión. Si falta cantidad, el borrador pide aclaración; si cambia el destino después de aprobarse, vuelve a revisión. Son reglas del proceso, no preferencias que la IA deba interpretar.

Antes de ampliar el piloto, revisa casos corregidos, duplicados y acciones fallidas. Define quién puede detenerlo y cómo recuperar el trabajo. El permiso escrito en un prompt ayuda a expresar intención, pero el control debe existir también en los permisos y pasos de la herramienta.